Logo

Untuk mengembangkan usahanya, seorang pengusaha perlu mendefinisikan rancang bangun usaha sekaligus tahapan pembangunan usaha yang akan dikembang­kannya secara jelas dalam bentuk tertulis, seringkali disebut sebagai Business Plan (Rencana Usaha).

Hal tersebut penting sekali sebagai dasar penjelasan arah perusahaan bagi para karyawan dan semua pihak yang terlibat dalam usaha dimaksud, sehingga dasar kerja sama semua pihak tidak hanya di tataran kesamaan visi, tapi pada tataran koordinasi operasional. Rencana usaha harus mampu menjelaskan tentang mengapa, apa, bagaimana, kapan, dan siapa yang akan melakukan setiap kegiatan pengembangan usaha tersebut.

Selain sebagai dasar acuan pengembangan usaha, rencana usaha juga akan digunakan untuk menjelaskan tentang prospek usaha kepada pihak lain untuk kepentingan pengembangan usaha seperti mengajukan pinjaman ke bank, usulan kemitraan, dan sebagainya.

Secara umum, Rencana Usaha dibangun dengan pola pikir sebagai berikut:
1. Mengapa suatu usaha dibangun, terkait dengan penjelasan apakah ada pembeli (pasar) bagi barang atau jasa yang akan dihasilkan.

2. Apa terkait dengan penjelasan jenis dan spesifikasi produk (barang atau jasa) yang sesuai dengan kebutuhan pembeli dimaksud, dengan harga yang terjangkau oleh pembeli dan kompetitif dibandingkan produk sejenis yang dihasilkan oleh usaha pesaing.

3. Bagaimana terkait dengan penjelasan cara produksi produk dimaksud, yang mampu menghasilkan hingga mengirimkan produk yang diinginkan, dengan kualitas yang baik, ongkos yang murah, dan andal (tepat waktu dan jarang rusak).

4. Kapan terkait dengan penjelasan kesesuaian waktu antara keberadaan pasar dan kesiapan produk, waktu yang diperlukan untuk penyiapan sistem produksi untuk menghasilkan produk (barang atau jasa), dan waktu yang diperlukan untuk penyiapan modal untuk membiayai seluruh proses produksi hingga penjualan barang atau jasa tersebut.

5. Siapa terkait dengan keberadaan sumber daya manusia (SDM) yang diperlukan untuk mengelola usaha (tim manajemen) dimaksud, yang memahami dan mampu menjalankan seluruh konsep usaha yang telah dibangun (mengapa, apa, bagaimana, dan kapan yang telah dijelaskan sebelumnya).

Berikut akan dibahas lebih detail bagian-bagian yang bernama Pasar (mengapa), Produk (apa), Sistem Produksi (bagaimana), Tahapan Pengembangan Usaha (kapan), dan Pengelola (siapa).

Pasar
Dalam penjelasan tentang pasar pada suatu Rencana Usaha, setidaknya mencakup:
1. Pertama, mengidentifikasi kebutuhan pasar terhadap produk dimaksud, dan mendefinisikannya antara lain sebagai spesifikasi produk, harga produk, dan cara pengiriman dan pembayaran produk yang diinginkan pembeli.

2. Berdasarkan definisi kebutuhan tersebut, menentukan skala volume pasar dengan cara memandang definisi kebutuhan itu sebagai target/segmen pasar dan produk dimaksud.

3. Berdasarkan perbandingan tingkat daya saing antara produk dimaksud dan produk dan pesaing, menentukan besaran pangsa pasar produk sebagai persentase dan segmen pasar yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Selanjutnya menentukan target penjualan tahap pertama, yang harus memenuhi skala ekonomis produksi, berdasarkan skala investasi dan operasi dan sistem produksi yang akan diadakan.

Produk
Dalam penjelasan tentang produk pada suatu Rencana Usaha, setidaknya mencakup:
1. Pertama, produk dan cara penjualan seperti apa yang mampu dibuat dan sedekat mungkin memenuhi spesifikasi produk, harga produk, dan cara pengiriman dan pembayaran produk yang diinginkan pembeli yang telah diperkirakan sebelumnya pada penjelasan tentang pasar tersebut.

2. Berdasarkan perbandingan tingkat daya saing antara produk dimaksud dan produk dari pesaing, memikirkan keunikan atau tambahan daya saing yang perlu dibuat pada produk dimaksud untuk memenangkan persaingan.

3. Jika memungkinkan, melakukan survei tanggapan pasar atas rancangan produk dengan cara menawarkan konsep produk yang telah dikembangkan kepada calon pembeli dan mencatat tanggapannya sebagai masukan dan dasar perbaikan konsep produk yang telah dikembangkan sebelumnya.

Sistem Produksi
Dalam penjelasan tentang sistem produksi pada suatu Rencana Usaha, setidaknya mencakup:
1. Pertama, berdasarkan perkiraan atas jumlah produk, volume dan jadwal pengadaan produk sebagai penerjemahan atas target penjualan dan kebutuhan pasar, dan spesifikasi produk serta harga produk yang diinginkan, mengidentifikasi sistem produksi seperti apa yang mampu memenuhinya.

2. Berdasarkan identifikasi sistem produksi terpilih, menguraikannya menjadi komponen-komponen sistem produksi berupa peralatan (mesin-mesin), fasilitas kerja (tata ruang bangunan), infrastruktur (lahan, listrik, air, jalan, telekomunikasi, dan sebagainya), dan tenaga kerja (pekerja kasar, ahli, konsultan, dan sebagainya).

3. Berdasarkan uraian atas sistem produksi, mengidentifikasi biaya investasi dan biaya operasi (termasuk biaya perawatan) sistem produksi sebagai konsekuensi dan target penjualan dan kebutuhan pasar yang ingin dipenuhi.

Tahapan Pengembangan Usaha
Dalam penjelasan tentang tahapan pengembangan usaha pada suatu Rencana Usaha, setidaknya mencakup:
1. Pertama, berdasarkan identifikasi atas biaya investasi dan biaya operasi sistem produksi dibandingkan dengan modal yang dimiliki, mengidentifikasi pentahapan pemenuhan kebutuhan usaha atas modal investasi dan modal kerja yang realistis tanpa mengor­bankan kualitas layanan bagi pembeli.

2. Jika tahap pertama investasi (investasi minimum) tetap belum mampu dipenuhi dengan modal yang dimiliki, secepatnya diupayakan penambahan modal yang bersumber dan pinjaman, atau kerja sama usaha dengan pihak lain.

3. Jika tahap pertama investasi (investasi minimum) telah mampu dipenuhi, maka perlu dilakukan suatu tahap stabilisasi usaha, dimana ukurannya adalah kestabilan penjualan, kestabilan produksi, dan kestabilan pendapatan.

4. Selanjutnya adalah penyiapan perbaikan sistem manajemen sebagai prasyarat ekspansi (pengembangan) usaha, dimana perlu disadari bahwa ekspansi akan meningkatkan beban kerja (operasional dan manajemen).

5. Menerjemahkan tahap demi tahap yang telah diuraikan tersebut menjadi tahap demi tahap kebutuhan modal investasi dan modal kerja, yang sumber pemenuhannya adalah modal sendiri, ke­un­tungan usaha, pinjaman, dan atau kerja sama dengan pihak lain.

6. Prioritas pemenuhan modal demi pengembangan usaha adalah dan keuntungan usaha, kemudian pinjaman dan terakhir penyertaan modal pihak lain (bagi hasil).
Pengelola Usaha

Dalam penjelasan tentang pengelola usaha pada suatu Rencana Usaha, setidaknya mencakup:
1. Pertama, berdasarkan uraian tentang sistem produksi (sesuai pengembangannya tahap demi tahap), merancang tata cara kerja (standar prosedur operasi/SOP) sebagai konsekuensinya.

2. Berdasarkan rancangan prosedur operasi, mengidentifikasi kebutuhan SDM yang mampu menjalankan rancangan prosedur operasi dimaksud, dalam bentuk rancangan organisasi SDM pengelola usaha.

3. Selanjutnya menerjemahkan kebutuhan SDM dimaksud menjadi definisi spesifikasi keahlian kompetensi setiap orang, dimana dengan kompetensi tersebut diperkirakan yang bersangkutan akan dapat menjalankan prosedur operasi yang menjadi kewajibannya dengan baik.

4. Berdasarkan definisi kebutuhan kompetensi SDM dibandingkan kompetensi SDM saat ini, merancang program pengembangan kompetensi SDM melalui pelatihan, studi banding, dan sebagainya.

Cara Penulisan Rencana Usaha
Penulisan rencana usaha sedapat mungkin dilakukan secara objektif, sehingga dapat mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan usaha tersebut demi kepentingan pengusaha bersangkutan. Dengan demikian, dapat terlihat kebutuhan-kebutuhan usaha yang belum diperhitungkan, permasalahan-permasalahan usaha diketahui sebelum menjadi besar, serta tentu saja menunjukkan cara meningkatkan efesiensi dan efektivitas usaha.

Rencana usaha yang baik akan menjabarkan hal-hal berikut:
1. Target-target usaha, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Cara untuk mencapai target-target tersebut dan berbagai aspek/sudut pandang, antara lain aspek pemasaran, produksi, manajemen, keuangan, dan lain-lain.
3. Tahapan-tahapan untuk mencapai target-target tersebut.

Sebagai panduan, garis besar cara penulisan rencana usaha berikut dapat digunakan untuk membuat rencana usaha:
1. Judul Rencana Usaha
Adalah bagian terdepan dan rencana usaha, sebagai pembuka yang selain menginformasikan bahwa dokumen bersangkutan adalah rencana usaha, juga berisi informasi dasar seperti:
a. Identitas (nama, logo, alamat) perusahaan.
b. Nomor telepon/fax/e-mail perusahaan.
c. Nama, gelar, alamat, nomor telepon/fax/e-mail pemilik perusahaan.
d. Bulan dan tahun dikeluarkannya rencana usaha.

2. Ringkasan Eksekutif (Executive Summary)
Bagian mi menjelaskan mengenai usaha itu sendiri secara ringkas. Untuk itu, pertanyaan-pertanyaan berikut dapat digunakan sebagai panduan untuk menyusunnya:

a. Mengapa suatu usaha dibangun, terkait dengan penjelasan apakah ada pembeli (pasar) bagi barang atau jasa yang akan dihasilkan.

b. Apa usaha yang akan dibangun, terkait dengan penjelasan jenis dan spesifikasi produk (barang atau jasa) yang sesuai dengan kebutuhan pembeli dimaksud diatas, dengan harga yang terjangkau oleh pembeli dan kompetitif dibandingkan dengan produk sejenis yang dihasilkan oleh usaha pesaing.

c. Bagaimana usaha akan dijalankan, terkait dengan penjelasan cara produksi produk dimaksud diatas, yang mampu menghasilkan hingga mengirimkan produk yang diinginkan, dengan kualitas yang baik, ongkos yang murah, dan handal (tepat waktu dan jarang rusak).

d. Kapan usaha akan dijalankan, terkait dengan penjelasan kese­suaian waktu antara keberadaan pasar dengan kesiapan produk, waktu yang diperlukan untuk penyiapan sistem produksi untuk menghasilkan produk (barang atau jasa), dan waktu yang diper­lukan untuk penyiapan modal untuk membiayai seluruh proses produksi hingga penjualan barang atau jasa dimaksud diatas.

e. Siapa yang menjalankan usaha, terkait dengan keberadaan SDM yang diperlukan untuk mengelola usaha (tim manajemen) dimaksud, yang memahami dan mampu menjalankan seluruh konsep usaha yang telah dibangun (mengapa, apa, bagaimana, dan kapan yang telah dijelaskan sebelumnya).

Jika yang dibutuhkan adalah penjelasan rinci dan bukan penjelasan ringkas, maka bagian-bagian yang perlu dijabarkan adalah aspek pasar, produk, sistem produksi, tahapan pengembangan usaha, dan pengelola usaha sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya.

3. Keuangan Usaha
Pada dasarnya penjelasan aspek keuangan adalah catatan-catatan (dokumentasi) dari kondisi keuangan usaha pada masa lalu, saat ini, dan prediksi atau rencana di masa depan. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang sebaiknya dimasukan dalam rencana usaha, yang disampaikan sebaiknya sesuai dengan urutan berikut:

a. Perhitungan skala ekonomis usaha
Adalah perhitungan yang menun­jukkan suatu skala kegiatan usa­ha tertentu diukur dan jumlah investasi dan tingkat penjualan, di­ma­na usaha ber­sangkutan barulah dapat meng­hasilkan ke­untungan jika skala investasinya sama dengan atau lebih besar dan skala inves­tasi ekonomis tersebut. Dasar perhitung­annya adalah pemasukan usaha yang dida­patkan dan penjualan telah mam­pu membiayai seluruh pengeluaran usaha, dimana tingkat pen­jualan dimaksud perlu didukung dengan tingkat investasi tertentu.

b. Sumber-sumber dana
Adalah rencana yang menunjukkan sum­ber-sumber dana apa saja yang dapat diakses oleh pengelola usaha untuk meme­nuhi skala ekonomis usaha dimaksud diatas, meliputi penggunaan modal sendiri, penyertaan modal pihak lain, dan pinjaman pihak lain yang direalisasikan dalam suatu urutan tertentu.

c. Prediksi aliran kas (cashflow)
Dokumen ini akan memaparkan rencana penggunaan dana dimaksud diatas untuk membiayai kegiatan usaha. Prediksi aliran kas ini akan menunjukkan besaran aliran kas keluar dan aliran kas masuk dalam periode tertentu sebagai akibat dilaksa­nakannya suatu kegiatan tertentu. Prediksi ini pada akhirnya juga menunjukkan kapan suatu kegiatan harus dilakukan untuk menghindari adanya ketidaksesuaian antara aliran kas keluar dan aliran kas masuk (cashflow gap).

d. Prediksi keuntungan usaha
Periode tertentu sebagai keuntungan usaha. Pada kenyataannya, sisa kas tersebut sebelum dihitung sebagai keuntungan usaha perlu dikurangi dengan kebutuhan dana investasi tahap berikutnya yang bersumber dari keuntungan usaha. Pernyataan keuangan berikutnya dibawah ini menggambarkan kondisi dan kegiatan usaha di masa lalu. Jika rencana usaha dibuat untuk usaha yang baru maka pernyataan-pernyataan berikut tidak perlu disertakan, namun dapat diganti dengan pernyataan keuangan personal bagi pendiri atau pengelola usaha.

e. Laporan Neraca Perusahaan
Menunjukkan kondisi usaha dan sudut pandang keuangan pada waktu tertentu. Pernyataan ini juga dapat menggam­barkan per­kem­bangan kondisi (keuangan) usaha dalam periode tertentu jika disajikan berupa neraca dalam beberapa tahun berurutan. Biasanya neraca dibuat pada akhir periode akuntansi dan menginformasikan nilai total aset dan total kewajiban keuangan, serta komposisi aset dan komposisi kewajiban keuangan.

f. Laporan Laba-Rugi Perusahaan
Menunjukkan hasil kegiatan usaha dalam periode waktu tertentu (bulanan atau tahunan). Pernyataan ini menginformasikan seluruh pemasukan dan seluruh pengeluaran usaha, serta komposisi pemasukan usaha dan kom­posisi pengeluaran usaha berikut laba atau rugi sebagai selisih pemasukan dikurangi pe­ngeluaran usaha dalam periode tertentu.

4. Profil Usaha
Hal-hal yang perlu dijabarkan dalam Profil Usaha mencakup:

a. Status legal
Memberikan informasi status legal perusahaan menunjukkan (sebagian) akte pendirian peru­sahaan, usaha yang telah didapat, termasuk nomor pokok wajib pajak (NPWP) jika telah memilikinya.

b. Produk atau jasa
Memberikan informasi cukup ter­perinci mengenai produk dan ke­unggulannya, melalui foto, gambar, dan skema yang mudah dipahami pembacanya.

c. Track Record
Memberikan informasi cukup terperinci mengenai pekerjaan/kontrak/penjuaIan produk yang telah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan bersangkutan dengan maksud menunjukkan kemampuan/kompetensi perusahaan bersangkutan dengan menunjukkan (sebagian) kontrak, SPK, bukti serah terima produk, referensi, dan lain-lain.

d. Lokasi usaha
Memberikan informasi lokasi usaha dan alasan pemilihannya, melalui foto, peta, dan informasi lain yang mudah dipahami, apalagi bila lokasi berperan besar dalam keberhasilan usaha ber­sangkutan.

e. Tim Manajemen
Memberikan informasi mengenai anggota-anggota tim manajemen (tim pengelola) usaha bersangkutan dan tingkat kompetensinya masing-masing, dengan menunjukkan Daftar Riwayat Hidup (curriculum vitae) masing-masing.